Dne 18. 02. 2015 byla MŠMT doručena žádost o informace, zaevidovaná pod č. j. MSMT-5313/2015-1. Žadatel požadoval poskytnutí informací, jakým informačním systémem MŠMT disponuje pro ukládání a přístup dokumentů vyhotovených MŠMT. Informace byla žadateli předána dne 26. 02. 2015 v tomto znění:
Informační systém, který Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen „MŠMT“) používá k ukládání dokumentů vyhotovených v rámci MŠMT nebo dokumentů zaslaných MŠMT ze strany jiných subjektů, přístupných v elektronické podobě, se nazývá „Evidence pohybu dokumentů“ (dále jen „EPD“).
EPD je elektronický systém spisové služby úřadu. Je aplikací hypertextového typu a slouží v rozsahu aktuální legislativní povinnosti úřadu státní správy k zajištění evidence elektronické spisové služby MŠMT, a to od února 2005. EPD se řídí příslušnou legislativou, Spisovým řádem a metodickými pokyny garanta spisové služby vrchního ředitele sekce správy úřadu k zajištění evidence úřední spisové agendy prostřednictvím podatelny, výpravny, spisovny a archivu, kanceláře ministra, sekretariátů náměstků, vrchních ředitelů, ředitelů odboru a samostatných oddělení.
Do tohoto systému jsou ukládány dokumenty vytvořené MŠMT či obdržené MŠMT od jiných subjektů ode dne 1. 2. 2005. V EPD se však nemusejí nacházet veškeré takové dokumenty vzniklé či došlé MŠMT od tohoto data, a to vzhledem ke stanoveným archivačním a skartačním lhůtám dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a dle Spisového a skartačního řádu MŠMT a vzhledem k povinnosti vykonavatelů veřejné správy vkládat obsah takových dokumentů do elektronického systému spisové služby úřadu až od pozdějšího data než je výše uvedené v souladu s vyhláškou č. 283/2014 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
