Na základě návrhu ministerstva vnitra byl novelizován zákon, kterým se mimo jiné zřizují datové schránky pro školy a školská zařízení. S účinností od 1. 1. 2017 ministerstvo vnitra zřizuje školám a školským zařízením bezplatně datovou schránku orgánu veřejné moci, a to do 1. 7. 2017. Školy totiž naplňují znaky orgánu veřejné moci podle zákona o elektronických úkonech ve znění od 1. 1. 2017, protože se jedná o právnické osoby, jimž byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy (rozhodují o právech v oblasti školství).
Jak bude zřízení datových schránek prakticky probíhat?
Ministerstvo vnitra zašle do vlastních rukou ředitele školy a školského zařízení přístupové údaje k datové
schránce.
Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením oprávněné osoby (ředitele), nejpozději však patnáctým dnem po dni,
kdy řediteli byly doručeny přístupové údaje. K doručení přitom může dojít jak převzetím obálky s přístupovými údaji,
tak i náhradním doručením (tzv. fikcí doručení). K fikci doručení dojde v okamžiku, kdy uplyne desetidenní úložní
doba obálky s přístupovými údaji na příslušné poště. To znamená, že i když se ředitel do datové schránky
nikdy nepřihlásí a zároveň mu byly přístupové údaje řádně doručeny (převzetím obálky nebo fikcí),
datová schránka je nejpozději patnáctým dnem od doručení funkční a ostatní do ní mohou doručovat
(jiné orgány veřejné moci dokonce do datové schránky doručovat musí).
Praktické důsledky zřízení datové schránky pro orgány veřejné moci:
Úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný v listinné podobě
a podepsaný vlastní rukou.
Dokument dodaný do datové schránky školy je doručen okamžikem dodání (tedy bez ohledu na to, kdy se
ředitel do schránky přihlásí a skutečně se s dokumentem seznámí!).
Umožňuje-li to povaha dokumentu, škola jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové
schránky, pokud se nedoručuje na místě. Datovou schránkou se například nedají posílat příliš velké soubory
(nad 20 MB), soubory, které obsahují viry nebo soubory, které nejsou v přípustném formátu (technické požadavky na
datové zprávy upravuje vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému
datových schránek).
Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, škola doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě.
Současně nicméně platí, že ohledně pořadí způsobů doručování se použije speciální právní úprava, pokud existuje. V tomto případě se například uplatní ustanovení školského zákona, podle kterého ředitelé zveřejňují seznam přijatých uchazečů na střední školy (§ 60e školského zákona). Rozhodnutí se doručuje pouze nepřijatým uchazečům nebo jejich zákonným zástupcům; pouze v těchto případech tedy platí povinnost doručovat do datové schránky, má-li ji uchazeč či jeho zákonný zástupce zřízenu.
Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči škole, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky.
Ve výše uvedených případech tedy má škola a školské zařízení jako orgán veřejné moci povinnost využívat datovou schránku, tedy i kontrolovat, zda účastníci správních řízení (např. uchazeči o studium či jejich zákonní zástupci) nemají datovou schránku zřízenu (a pokud mají, do této schránky jim doručovat).
Seznam držitelů datových schránek je dostupný na této adrese http://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do.
Více informací o datových schránkách je dostupných zde www.datoveschranky.info.
Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy zajistilo podporu na ministerstvu vnitra, v případě dotazů se obracejte na: Help Desk ISDS https://www.datoveschranky.info/kontakty/eporadna a telefonní číslo 270 005 200.
