Příjemce podpory musí archivovat po dobu 10 let po obdržení závěrečné platby veškeré dokumenty související s realizací projektu. Dokumentace musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná. Obdobně musí být k archivaci potřebných dokumentů zavázáni ve smlouvách s příjemcem podpory případní partneři a dodavatelé relevantních služeb.
Při zániku příjemce podpory nebo partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci musí být s územně příslušným státním oblastním archivem projednáno zabezpečení archivu[1]. O tomto jednání musí být informován poskytovatel podpory. Pokud dokumenty zanikajícího subjektu nepřebírá jeho právní nástupce, musí být umožněn výběr důležitých dokumentů poskytovateli podpory.
Archivována musí být především následující dokumentace:
O Projekt ve formě Formuláře žádosti o finanční podporu z OP RLZ
O Originál Rozhodnutí o poskytnutí dotace, jeho změny a dodatky
O Originály Smluv o partnerství (pokud byly uzavírány), jejich změny a dodatky
O Dokumentace k realizovaným výběrovým řízením:
- zadávací dokumentace (pokud byla zpracována)
- nabídky od dodavatelů, jejich vyhodnocení hodnotící komisí (zápisy)
- smlouvy nebo objednávky
O Originály všech účetních a dalších dokladů, které prokazují uskutečnění uznatelných výdajů nebo na základě kterých se uznatelné výdaje realizují.
Např. v případě osobních nákladů smlouvy, resp. dohody, výkazy práce - timesheety - povinnými údaji jsou vykázané počty odpracovaných jednotek (pro každý den počet hodin pracovníka na projektu ESF) a tzv. klíčová aktivita projektu, které se věnoval, výplatní a zúčtovací listiny - povinné údaje jsou jmenný přehled osob, číslo klíč. aktivity výše úvazku resp. počet odpracovaných jednotek, měsíční resp. hodinová sazba (podle jednotky uvedené v projektu), výše hrubé mzdy a sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem + výdaje na FKSP a doklady prokazující skutečné zaplacení (např. výpisy z účtu). Analogické doklady se archivují i u jiných druhů nákladů - vždy musí být archivována smlouva (pokud se uzavírá), doklad, který dokládá uskutečnění předmětu platby (např. faktura) a doklad prokazující zaplacení (např. výpis z účtu). U některých výdajů plní funkci všech těchto tří typů dokladů jeden doklad (paragon na spotřební zboží).
O Monitorovací zprávy a žádosti o platbu
O Doklady prokazující naplňování výstupů a výsledků projektu, tj. monitorovacích indikátorů a dalších plánovaných výstupů/výsledků uvedených v projektu (např. rozvrhy vzdělávacích kurzů a programů, vč. prezenčních listin, přehledy poskytnutého poradenství, materiální výstupy projektu: tisky, audionahrávky,videonahrávky atd.
