Vzhledem k uzavření webové aplikace ePROJEKTY (tj. aplikace pro podávání finančních zpráv za uplynulý kalendářní rok) v prosinci roku 2012 ministerstvo stanovuje následující postup při vyplňování periodických finančních zpráv (dále jen „PEZ 2012“) a závěrečných finančních zpráv (dále jen „ZAZ 2012“) v programu dofinancování projektů mezinárodní spolupráce ve VaV:
1) V aplikaci ePROJEKTY jsou již od listopadu 2012 zpřístupněny formuláře pro vyplňování PEZ 2012 a ZAZ 2012 pro běžící projekty nebo projekty končící, ale které byly dofinancovány již dříve. Řešitelům těchto běžících a končících projektů ministerstvo doporučuje urychlené vyplnění příslušných dat do dosud přístupných formulářů včetně financí (byť se částky budou ještě zřejmě po uzavření účetnictví měnit), neboť finanční tabulky nebude třeba po překlopení zprávy z formátu HTML do formátu WORD ručně vytvářet.
2) Po vyplnění formuláře PEZ 2012 nebo ZAZ 2012 ministerstvo doporučuje převést formuláře z formátu HTML do formátu WORD tak, aby do něj bylo možné zapisovat další data či měnit data již zapsaná. Doporučený postup naleznete v přiloženém souboru (Dofinancovani_2012_Jak_na_ePROJEKTY_z HTML_do_WORD.doc). Tento postup není závazný, při zpracování dokumentů můžete jednat dle své počítačové erudice. V každém případě musí být výsledný dokument ve formátu WORD.
3) Pro projekty, kterým byla institucionální podpora přidělena poprvé až v roce 2012
(tedy nemají v aplikaci ePROJEKTY nastaven příslušný formulář za rok 2012), je vzor formuláře PEZ
2012 ke stažení na webové zde: Dofinancovani_PEZ_2012_vzor.docx.
(žlutě podbarvené údaje ve vzoru PEZ 2012 vyplňte dle skutečnosti).
Vyplněný formulář PEZ 2012 nebo ZAZ 2012 je nutné vytisknout, nechat podepsat k tomu oprávněnými osobami, opatřit razítkem organizace a v listinné podobě dodat na ministerstvo v termínech, které jsou stanoveny v „Rozhodnutí o poskytnutí institucionální podpory“, a to PEZ 2012 do 15. ledna 2013 a ZAZ 2012 do 31. ledna 2013. Takto podepsanou finanční zprávu posléze zašlete jako scan dokumentu na emailovou adresu příslušného administrátora programu (seznam viz níže). V případě ZAZ 2012 je třeba přiložit i čestné prohlášení příjemce s podpisem řešitele a statutárního zástupce organizace. Formulář čestného prohlášení najdete zde: Dofinancovani_cestne_prohlaseni_ZAZ_2012_vzor.doc
4) Ministerstvo zároveň doporučuje všem řešitelům si veškerá data a dokumenty z obou elektronických aplikací, tj. jak z aplikace ePROJEKT (žádost o podporu), tak z aplikace ePROJEKTY (finanční zprávy o řešení projektů) zálohovat tak, aby je bylo možno na požádání ministerstvu znovu předložit (jedná se zejména o povinné přílohy žádostí o podporu, např. o Grantové smlouvy k projektům s příslušnými podpisy, Annex IV-Form A nebo Annex V-Form B s podpisy, dále celý Annex I, příslušné tabulky z Grant Agreement Preparation Forms, dále všechny Form C a jejich odsouhlasení mezinárodním poskytovatelem, apod.).
Postup pro finanční vypořádání podpory za rok 2012 (tj. vypořádání vztahů se státním rozpočtem) naleznete na:
http://www.msmt.cz/mezinarodni-vztahy/vyzkum-a-vyvoj-1/financni-vyporadani-dotaci-vav-za-rok-2012.
V případě, že u Vaší organizace došlo k jakékoliv podstatné změně (např. nižší požadovaná částka podpory na další rok řešení, než byla uvedena v platném rozhodnutí, změna bankovního spojení, změna statutárního zástupce organizace, apod.), je třeba tuto informaci uvést i v elektronické zprávě, kterou budete administrátorovi zasílat příslušné dokumenty.
PEZ 2012 ani ZAZ 2012 již neodesílejte elektronicky přes aplikaci ePROJEKTY, neboť administrátoři jednotlivých programů na ministerstvu nemají do aplikace přístup a zprávy by nešly pro případné opravy či doplnění údajů znovu otevřít. Pokud jste tak již učinili, zašlete elektronickou verzi zprávy jak scan dokumentu (v jednom souboru) včetně eventuálních příloh také na e-mail příslušného administrátora.
Velikost jedné zprávy nesmí z technických důvodů přesáhnout 10MB.
PEZ 2012 nebo ZAZ 2012 v listinné podobě včetně příloh zasílejte na adresu příslušného administrátora dle přiděleného kódu programu.
Obálku viditelně označte PEZ 2012 nebo ZAZ 2012 a kódem, který byl danému projektu přidělen (např. tedy PEZ 2012 – 7E12096 nebo ZAZ 7H09025).
Kód 7Ax – Evropský metrologický výzkumný program:
Ing. Vladimír Svatek
Odbor výzkumu a vývoje - 31
Oddělení politiky výzkumu a vývoje - 310
Karmelitská 7
118 12 Praha 1
Tel: 234 811 717
vladimir.svatek@msmt
cz
Kódy 7A, 7B, 7C, 7E a 7G:
Ing. Jitka Sigmundová
Odbor výzkumu a vývoje - 31
Oddělení politiky výzkumu a vývoje - 310
Karmelitská 7
118 12 Praha 1
Tel: 234 811 739
jitka.sigmundova@msmtcz
Kód H – JTI (Artemis, Eniac, IMI, FCH, Clean Sky):
Mgr. Kateřina Nedvědová
Odbor výzkumu a vývoje - 31
Oddělení politiky výzkumu a vývoje - 310
Karmelitská 7
118 12 Praha 1
Tel: 234 811 504
katerina.nedvedova@msmtcz
