Základní informace o projektu
Popis
Cílem projektu byla podpora a rozvoj efektivních principů řízení, především podpůrných ekonomických a administrativních procesů v institucích terciárního vzdělávání (VŠ a VOŠ) a vědecko-výzkumných institucích v České republice.
Trvání projektu
1. 8. 2009 - 28. 2. 2013
Hlavní odborný garant
prof. Ing. Josef Basl, CSc.
Stručně o projektu
Projekt byl zaměřen především na podpůrné ekonomické a administrativní procesy a zlepšení jejich „hospodárnosti" – tj. nejnižší vynaložení prostředků při zachování kvality, respektive minimalizaci nákladů na zdroje (vstupy) s ohledem na současný a předpokládaný stav veřejných financí. V rámci projektu byl kladen důraz na principy či aktivity, které byly úspěšně zavedeny v podobných institucích v ČR a v zahraničí, popřípadě v jiných sektorech činnosti (neziskový či podnikatelský sektor). Obsahově se jedná především o následující oblasti: řízení (řízení projektů, řízení kvality, řízení rizik), finance, lidské zdroje, infrastruktura a její provoz, technologie a služby.
Projekt byl rozdělen na několik klíčových aktivit, které na sebe obsahově a časově navazovaly a vzájemně se doplňovaly. Hlavním výstupem projektu je METODIKA EFIN, která slouží ke zlepšení procesů a zvýšení hospodárnosti na cílových institucích. Dalším výstupem je realizace 17 procesních analýz (auditů) na vybraných institucích terciárního vzdělávání a vědecko-výzkumných institucích.
Na realizaci projektu se podílí projektový tým včetně odborných garantů, domácí experti (zástupci různých institucí a profesí – management VŠ, VOŠ a v.v.i., konzultanti, auditoři, projektoví manažeři) a zahraniční experti, kteří působili jako oponenti projektu.
Cíle projektu
Cílem projektu EFIN byla podpora a rozvoj efektivních principů řízení, především podpůrných ekonomických a administrativních procesů, v institucích terciárního vzdělávání (vysoké a vyšší odborné školy) a veřejných výzkumných institucích (v. v. i.), popřípadě v dalších výzkumných organizacích[1] v České republice.
V rámci projektu byl kladen důraz na principy a aktivity, které byly úspěšně zavedeny v podobných institucích v ČR a v zahraničí a také v jiných sektorech v ČR (podnikatelský, veřejný, neziskový atd.). Projekt počítal s tím, že zavedení principů efektivního řízení povede ke zvýšení účelnosti poskytovaných činností a služeb daných institucí a ke zvýšení účinnosti vynakládaných prostředků a zdrojů. Realizace a výstupy projektu měly sloužit k posílení konkurenceschopnosti těchto institucí v národním, evropském i světovém kontextu.
[1] Výzkumné organizace ve smyslu zákona 130/2002 Sb. a v souladu s Rámcem společenství pro podporu výzkumu, vývoje a inovací (2006/C 323/01).
Cílová skupina
Projekt EFIN byl zaměřen na širokou škálu institucí: na vyšší odborné školy, vysoké školy dle zákona 111/1998 Sb. (veřejné, státní i soukromé) a také na veřejné výzkumné instituce, respektive na vědecko-výzkumné instituce, které splňují podmínky Rámce Společenství pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací.
Cílovou skupinou v rámci výše uvedených institucí byli především ostatní pracovníci, kteří se zabývali řízením, vedením a správou podpůrných procesů těchto institucí (ekonomické procesy, administrace atd.). Jednalo se o pracovníky na různých úrovních organizačního členění. U vysokých škol například jak na úrovni centrální (rektoráty), tak na úrovni fakult.
Se zástupci této cílové skupiny se v rámci realizace většiny klíčových aktivit velmi intenzivně pracovalo - především u aktivity tvorba metodik, vzdělávacích aktivitách, realizaci procesních analýz (auditů) či konferencí. Nepřímou cílovou skupinou, která bude profitovat z realizace projektů, je celá skupina odborných pracovníků VOŠ, akademických pracovníků a studentů vysokých škol a vědecko-výzkumných pracovníků VaV institucí.
Klíčové aktivity
Hlavním úkolem této aktivity bylo zpracovat analýzy poznatků, zkušeností a přístupů vhodných pro řízení vzdělávacích institucí (instituce terciárního vzdělávání) a vědecko-výzkumných institucí (respektive výzkumných organizací). Průzkumy byly zaměřeny jednak na české instituce, konkrétně veřejné a soukromé VŠ a VOŠ, na VaV instituce, dále pak na obdobné organizace v zahraničí, a to včetně zohlednění vhodného vzdělávacího modelu v dané zemi (např. skandinávský, anglosaský atd.). Pro doplnění komplexnosti pohledu se analýzy zaměřily také na průzkum vhodných analogických zkušeností v neziskovém sektoru (zdravotnictví, kultura atd.) a ve vybraných organizacích veřejné správy (Ministerstvo zdravotnictví, Ministerstvo vnitra, kraje atd.) a to z důvodu jejich podobnosti s organizacemi terciárního vzdělávání a vědecko-výzkumnými institucemi.
1. Zpracování analytických studií a podkladů
Na realizaci analýz byla vyhlášena veřejná zakázka malého rozsahu s názvem „Projekt EFIN – zpracování analýz". Tato zakázka se dělila na dvě části:
Zpracování analýzy nejlepších zkušeností, vhodných přístupů a principů efektivního řízení vybraných organizací v neziskovém sektoru (zdravotnictví, kultura atd.) a vybraných organizacích veřejné správy (Ministerstvo zdravotnictví, Ministerstvo vnitra, kraje atd.) – zkráceně „Analýza 1"Zpracování analýzy nejlepších zkušeností, vhodných přístupů a principů efektivního řízení na vzorových institucích terciárního vzdělávání v zahraničí a jejich porovnání se situací v ČR – zkráceně „Analýza 2"
Zhotovitelem „Analýzy 1" se stala firma Deloitte Advisory s.r.o.; zhotovitelem „Analýzy 2" se stalo sdružení subjektů CS-PROJECT spol. s r.o. a Spiralis o.s. První fáze realizace KA 01 byla ukončena v březnu 2010.
V rámci klíčové aktivity KA01 byla realizována ještě jedna analytická studie, a to až v závěrečné fázi projektu – tj. v průběhu roku 2012 s vazbou na realizaci procesních analýz (KA 04) a především na tvorbu metodiky (KA 02). Z výstupů procesních analýz totiž vyplynulo, že některé postupy a metody směřující k zefektivnění instituce jsou v praxi málo známé. Aby byly cílovým skupinám více přiblíženy, rozhodl se projektový tým v rámci žádosti o 7. podstatnou změnu předložit návrh na zpracování analytických studií, zaměřených především na tvorbu procesních map a dále na problematiku štíhlé administrativy – tzv. „lean" přístupu. Následně byla vyhlášena veřejná zakázka malého rozsahu s názvem „Metodika tvorby a řízení procesů". Zhotovitelem se stala společnost API-Akademie produktivity a inovací, s.r.o.
Výstupy aktivity
1) „Analýza 1":
Předmětem Analýzy 1 bylo zpracování nejlepších zkušeností, vhodných přístupů a principů efektivního řízení vybraných organizací v neziskovém sektoru a vybraných organizací ve veřejné správě. Vstupní hypotézou pro zpracování této studie byla vysoká míra podobnosti v oblasti nastavení vnějšího (legislativního) prostředí i vnitřního uspořádání vybraných organizací s organizacemi terciárního vzdělávání. Cílem studie bylo na základě získaných informací a provedených analýz porovnat stupeň vývoje v oblasti podpůrných procesů a řízení dotčených organizací v jednotlivých analyzovaných oblastech, zmapovat praktické zkušenosti, doporučit zobecňující principy a uvést ukázky úspěšných přístupů vytvoření a/nebo provozování efektivně řízené organizace.
Tato zakázka byla realizována firmou Deloitte Advisory s.r.o. K analýze byly vybrány následující instituce: zdravotní pojišťovny, nemocnice, organizace poskytující kulturní služby. Aby bylo možné tyto instituce srovnávat s oblastí terciárního vzdělávání, byla provedena také rámcová analýza veřejných vysokých škol v ČR. Hlavní zaměření dílčích analýz bylo primárně směřováno na oblast řídicích a podpůrných procesů. Vybrané typy organizací byly mezi sebou následně porovnávány pomocí metodiky „Capability Maturity Model" uzpůsobené pro hodnocení organizací ve veřejné sféře. Na základě analýz byla formulována doporučení principů postupu vytvoření a provozování efektivní instituce zaměřená na využití na institucích terciárního vzdělávání. Závěrečná zpráva byla předána 25. března 2010.
2) „Analýza 2":
Předmětem Analýzy 2 bylo zpracování nejlepších zkušeností, vhodných přístupů a principů efektivního řízení na vzorových institucích terciárního vzdělávání v zahraničí a jejich porovnání se situací v ČR. Cílem této analytické studie bylo z vybraných oblastí řízení špičkových institucí terciárního vzdělávání získat náměty, úspěšné příklady manažerských postupů a aplikovaných technik a nástrojů (tzv. best practice), které se týkají podpůrných procesů.
Tato zakázka byla realizována sdružením „CS-PROJECT – Spiralis" skládajícím se z firem CS-PROJECT spol. s r.o. a Spiralis o.s. (dále jen CS-PROJECT spol. s r.o.). Analýza se týkala sedmi zemí a patnácti institucí, přičemž byl zastoupen model anglosaský, skandinávský, zemí Visegradu, německy mluvících zemí a Středozemí. Na těchto institucích byly nejdříve zmapovány způsoby řízení podpůrných a administrativních procesů, a to zejména v oblastech řízení, financí, lidských zdrojů, správy majetku, informačních technologií. Poté byly výstupy porovnány se situací v ČR, dále byly identifikovány problémové oblasti a jejich shodnost, popř. rozdílnost v zahraniční a v ČR, poté byly uvedeny příklady dobré praxe. Na závěr byla vypracována doporučení principů postupu vytvoření a provozování efektivní instituce terciárního vzdělávání v ČR. Závěrečná zpráva byla předána 31. března 2010.
3) „Metodika tvorby a řízení procesů"
Cílem této studie bylo poskytnout metodický přehled aplikovatelných přístupů, postupů a příkladů dobré praxe pro instituce v oblasti terciárního vzdělávání (veřejné a soukromé vysoké školy, vyšší odborné školy) a výzkumu a vývoje (výzkumné organizace) se zaměřením na podpůrné a administrativní procesy.
Tato zakázka byla realizována společností API-Akademie produktivity a inovací, s.r.o. Autoři se snažili vyhovět požadavkům prostředí vzdělávacích a výzkumných institucí. To se odráží nejen ve výběru vhodných metod a přístupů, ale i ve volbě adekvátních příkladů a případových studií. Dalším vymezením této metodiky byla orientace na podpůrné administrativní oblasti instituce, které jsou chápány jako zdroje k naplňování hlavních procesů. Cílovou skupinou byli všichni pracovníci institucí. Pro jednotlivé úrovně řízení instituce lze v metodice najít různá využití. Metodiku lze použít jako uceleného průvodce při implementaci principů štíhlé instituce.
Finální verze Metodiky tvorby a řízení procesů byla předána 18. 6. 2012.
2. Tvorba a ověřování metodiky
Tato aktivita přinesla jeden z hlavních výstupů projektu – METODIKU EFIN (dále též METODIKA). METODIKA je určena ke zlepšení procesů a zvýšení hospodárnosti na cílových institucích. V neposlední řadě poskytuje návod, jak ověřovat hospodárné využití zdrojů na všech typech institucí - VVŠ, SVŠ, VOŠ a v. v. i.
Finální verze METODIKY EFIN se skládá ze čtyř základních částí - úvodní, analytické, návrhové a části s přílohami. Klíčovou je druhá, analytická část, která se dále člení do DESATERA pro jednotlivé instituce: veřejné vysoké školy (VVŠ) včetně státních vysokých škol, soukromé vysoké školy (SVŠ), vyšší odborné školy (VOŠ) a veřejné výzkumné instituce (v. v. i.). Je zde obsažen podrobný popis, jak vlastní analytickou práci v instituci provést, včetně návrhů na složení a organizaci týmů, které budou v každé instituci analýzu dle DESATERA realizovat. Návrhová část je pak věnována příkladům dobré praxe, členěné podle oblastí DESATERA, vybraným ukazatelům a přehledu dalších možných přístupů ke zlepšování administrativních a podpůrných procesů. K finální verzi METODIKY je přiloženo CD, které obsahuje všechny její části v elektronické podobě, tabulky pro sebehodnocení a dále dokumenty, které vznikly v rámci realizace projektu v klíčových aktivitách KA 01 a KA 04 jako výstupy externích dodavatelů.
METODIKA EFIN byla představena cílovým skupinám na čtyřech vzdělávacích workshopech, každý byl určen pro jeden typ cílových institucí (VOŠ, v. v. i., SVŠ, VVŠ). Kromě vlastního popisu METODIKY si mohli účastníci workshopu sami vyzkoušet vyplňování dotazníků a seznámit se se způsobem jejich používání. (Přehled realizovaných vzdělávacích workshopů viz KA 03).
METODIKA EFIN byla v tištěné podobě distribuována zájemcům z cílových skupin jednak na workshopech (září a říjen 2012) a na závěrečné konferenci (11. 10. 2012), dále pak na základě projeveného zájmu byla zaslána i na všechny cílové instituce.
3. Vzdělávání
V rámci této klíčové aktivity byla realizována série školení / workshopů určených pro zástupce cílových skupin – pracovníky, kteří se podílejí na řízení a vedení institucí, popřípadě další pracovníky institucí se zájmem o příslušenou problematiku. Celkem bylo realizováno 24 vzdělávacích workshopů. 13 workshopů se uskutečnilo v roce 2011 a 11 v roce 2012. Na každém workshopu vystupovali 1 až 3 odborní lektoři (dle dispozice lektorů a povahy semináře), specialisté na aktuální témata. Školení byla koncipována jako půldenní akce – konala se vždy v odpoledních hodinách 12:30 – 16:00. Vzhledem k povaze akce byla kapacita workshopů omezena na 20 – 30 osob, aby byla zajištěna optimální atmosféra a dostatečný prostor pro diskuzi a dotazy každého účastníka. Účastníci každého školení obdrželi potvrzení o účasti ve formě certifikátu podepsaného lektory a odborným garantem klíčové aktivity Vzdělávání.
Tematicky byla školení zaměřena na problematiku podpůrných a administrativních procesů v institucích s důrazem na jejich efektivní řízení. Témata některých workshopů se z důvodu velkého zájmu v předchozím období opakovala s tím, že se změnilo pouze místo jejich konání. Workshopy realizované v 2. pololetí roku 2012 byly zaměřeny na seznámení cílových skupin s Metodikou EFIN a s jejím používáním. Tyto vzdělávací workshopy se uskutečnily samostatně pro každý typ instituce – vyšší odborné školy, veřejné výzkumné instituce, soukromé vysoké školy a veřejné vysoké školy (včetně státních).
4. Příprava a realizace procesních analýz (auditů)
Hlavním úkolem této aktivity bylo na vybraných institucích terciárního vzdělávání a VaV institucích zmapovat a analyzovat stávající systém řízení především podpůrných (ekonomických a administrativních) procesů, identifikovat silné a slabé stránky instituce a navrhnout možná zlepšení. Zhotovitelem procesních analýz byla firma Deloitte Advisory s.r.o vybraná na základě výběrového řízení, ta provedla celkem 17 procesních analýz na vysokých školách („VŠ"), vyšších odborných školách („VOŠ") a veřejných výzkumných institucích („v.v.i.").
V roce 2010 (1. kolo analýz) bylo analyzováno 5 institucí: UP v Olomouci (VVŠ), VŠ logistiky v Přerově (SVŠ), Caritas-VOŠ sociální v Olomouci (VOŠ), Centrum dopravního výzkumu v Brně, VÚ rostlinné výroby v Praze (v.v.i.).
V roce 2011 (2. kolo analýz) bylo analyzováno 12 institucí: JAMU v Brně, ZČU v Plzni, VŠP v Jihlavě, ČVUT v Praze, JU v Českých Budějovicích, TU v Liberci a UTB ve Zlíně (VVŠ), UO (StVŠ), SVŠE ve Znojmě (SVŠ), VOŠ publicistiky v Praze (VOŠ), Ústav fotoniky a elektroniky AV ČR v Praze a Ústav termomechaniky AV ČR v Praze (v. v. i.).
Na závěr každé procesní analýzy byla vypracována závěrečná zpráva, která sloužila jednak dané instituci, dále byla podkladovým materiálem pro vypracování celkové souhrnné závěrečné zprávy z procesních analýz. Oficiálním zakončením procesní analýzy na každé instituci bylo uspořádání tzv. „kulatého stolu", kde byla analýza zhodnocena všemi 3 zúčastněnými stranami – tj. hodnocenou institucí, zpracovatelem analýz a projektovým týmem EFIN.
Po skončení realizace všech procesních analýz byla vypracována souhrnná závěrečná zpráva za všechny dílčí procesní analýzy, která zobecňuje získané poznatky z jednotlivých institucí.
Průběžné výsledky procesních analýz byly prezentovány na výročních konferencích a k prezentaci závěrečné zprávy byl uspořádán i vzdělávací workshop 23. 11. 2011 v Olomouci (téma: Efektivní instituce).
5. Diseminace výstupů projektu
Tato aktivita byla koncipována jako komplementární a doplňující k ostatním klíčovým aktivitám projektu a příslušným (dokumentačním) výstupům. Bylo žádoucí, aby pro všechny cílové skupiny projektu, zainteresované partnery a další aktéry byly k dispozici potřebné informace a fungovaly potřebné informační toky. Aktivní informování zástupců institucí, kterých se projekt týkal, probíhalo po celou dobu projektu. Hlavním úkolem klíčové aktivity bylo informovat o průběhu realizace projektu, o projektových aktualitách, plánovaných akcích apod. Dílčí výstupy byly prezentovány na konferencích. Ty se uskutečnily celkem čtyři (jedna úvodní, dvě průběžné a jedna závěrečná). Informace o projektu byly prezentovány i na všech akcích projektu pro veřejnost, mezi které patřily zejména vzdělávací workshopy a také kvartální workshopy. Na webových stránkách MŠMT (www.msmt.cz) a IPN (ipn.msmt.cz) byly zveřejňovány informace o plánovaných akcích i o jejich výstupech. Informování cílové skupiny také pravidelně probíhalo formou přímé komunikace prostřednictvím e-mailové korespondence.
Výstupy projektů
Rozcestník k výstupům, soubor typu docx, (29,77 kB)
Metodika EFIN, soubor typu rar, (21,12 MB)
Metodika tvorby a řízení štíhlých procesů, soubor typu rar, (8,19 MB)
Vzdělávací workshopy, soubor typu rar, (7,15 MB)
Workshop 31.3.2010, soubor typu rar, (1,32 MB)
Analýza 1 (Deloitte), soubor typu rar, (3,87 MB)
EFIN Analýza 2 CS PROJECT, soubor typu rar, (8,23 MB)
Konference 2010, soubor typu rar, (349,64 kB)
